Politique d’alerte

Préambule

La présente politique régit la gestion d’une alerte relative à un Acte Suspect au sein de DUC en France, ci-après désignée la « Politique d’alerte ».

L’objectif principal de la Politique d’alerte est que la direction de l’entreprise puisse, de cette manière, prendre connaissance des activités dangereuses ou illégales présentant des risques pour l’entreprise, les employés, ou l’environnement. Les employés doivent avoir la possibilité de communiquer leurs préoccupations de manière responsable et sans craindre de mesures de rétorsion.

Cette politique d’alerte a pour périmètre le groupe DUC (c’est-à-dire DUC SAS (RCS SENS 722 621 166) et toute société qui, directement ou indirectement est contrôlée par DUC, ou est sous le contrôle commun d’au moins une société du groupe DUC, par la détention de plus de 50% des droits de vote ou par tout autre instrument juridique), ci-après « DUC ».

La Politique d’alerte offre également la possibilité de prendre des mesures en temps opportun pour mettre fin à un Acte Suspect avant que le risque ne se matérialise.

Par Acte Suspect, nous entendons un crime ou un délit, une violation ou une tentative de dissimulation d’une violation d’un engagement international régulièrement ratifié ou approuvé par la France, d’un acte unilatéral, d’une organisation internationale pris sur le fondement d’un engagement international régulièrement ratifié, du droit de l’union européenne, de la loi ou du règlement, ou encore une menace ou un préjudice pour l’intérêt général.

Lorsque les informations relatives à l’Acte Suspect n’ont pas été obtenues dans le cadre de ses activités professionnelles, le lanceur d’alerte doit en avoir eu personnellement connaissance.

L’alerte doit être réalisée sans contrepartie financière directe et de bonne foi.

Par ailleurs, les faits, informations ou documents, quel que soit leur forme ou leur support, couverts par le secret de la défense nationale, le secret médical, le secret des délibérations judiciaires, le secret de l’enquête ou de l’instruction judiciaires ou le secret des relations entre un avocat et son client sont exclus de la notion d’Infraction et ne peuvent être signalés dans le cadre de ce régime d’alerte.

A titre d’exemple, les Actes Suspects pouvant être rapportés comprennent notamment :

tout acte de harcèlement, ou des plaintes relatives aux relations avec des collègues ou avec un Superviseur ;
– si l’on voit que des déchets illégaux sont déversés ;
– si des produits sont délibérément contaminés ou falsifiés (fraude alimentaire) ;
ou si l’on soupçonne que des collègues font des accords de prix avec les concurrents.

Article 1. Définitions

Dans la Politique d’alerte, il faut entendre par :
a. Acte Suspect : l’Acte Suspect est un crime ou un délit, une violation ou une tentative de dissimulation d’une violation d’un engagement international régulièrement ratifié ou approuvé par la France, d’un acte unilatéral, d’une organisation internationale pris sur le fondement d’un engagement international régulièrement ratifié, du droit de l’union européenne, de la loi ou du règlement, ou encore une menace ou un préjudice pour l’intérêt général.A titre d’exemple, les Actes Suspects peuvent être :
1. une violation d’une disposition législative, notamment une infraction pénale,
2. un danger pour la santé publique,
3. un danger pour la sécurité des personnes,
4. un risque de pollution de l’environnement,
DUC étend également les Actes Suspects aux cas dans lesquels l’intérêt social est en jeu à la suite de:
1. une menace (imminente) pour le bon fonctionnement de l’organisation en raison d’un mode d’action ou d’inaction inadéquat,
2. un risque (imminent) de pertes ou de dommages subis par l’employeur,
3. une violation (imminente) de règles autres qu’une disposition légale,
4. un gaspillage (imminent) des fonds publics,
5. (une menace de) dissimulation, destruction ou manipulation d’informations délibérée concernant les faits de i à ix mentionnés ci-dessus.
Lorsque les informations relatives à l’Acte Suspect n’ont pas été obtenues dans le cadre de ses activités professionnelles, le lanceur d’alerte doit en avoir eu personnellement connaissance.
Les faits ne pouvant pas être signalés sur la base de la Politique d’alerte sont les plaintes personnelles (concernant par exemple le lieu de travail, les relations avec les collègues ou responsable) sauf s’ils sont constitutifs d’un Acte Suspect.
Les faits, informations ou documents, quel que soit leur forme ou leur support, couverts par le secret de la défense nationale, le secret médical, le secret des délibérations judiciaires, le secret de l’enquête ou de l’instruction judiciaires ou le secret des relations entre un avocat et son client sont exclus de ce régime d’alerte.
b. Contact Externe : la personne désignée par l’Employeur pour intervenir en tant que tierce partie externe et pour guider le processus d’alerte de l’Employé et / ou pour fournir des conseils à l’Employé et au Lanceur d’alerte.
c. Contact Interne : Directeur des Affaires Juridiques, actuellement Mr Brett Bos, qui est le contact interne dans le cadre de cette Politique d’alerte, afin de prévenir toute discrimination. Dans des cas exceptionnels, une autre personne peut être désignée parmi les membres du service juridique ou du service RH de Plukon Food Group B.V., à la demande ou non du Lanceur d’alerte, comme contact interne par le Responsable au plus haut niveau de l’Employeur, et ce en consultation avec le Lanceur d’alerte.
d. Dirigeant au plus haut niveau de l’Employeur : actuellement Mr. Damien Calandre – Directeur Général de DUC. Si le Lanceur d’alerte ou celui auprès duquel la Notification a été déposée soupçonne raisonnablement que le Dirigeant au plus haut niveau de l’Employeur est impliqué dans l’Acte Suspect, le Lanceur d’alerte ou celui auprès duquel la Notification a été déposée transmet la Notification sans délai au Président de Plukon Food Group B.V.
e. Dirigeant au plus haut niveau de la Filiale ou du site : la personne qui a la responsabilité quotidienne de la filiale ou du site où le Lanceur d’alerte est employé (Responsable de l’usine).
f. Employé d’une autre organisation : employé d’une autre organisation ayant été en contact avec l’organisation de l’Employeur dans le cadre de son travail, et ayant une Suspicion d’un Acte Suspect au sein de l’organisation de l’Employeur.
g. Employé : personne, qui, en vertu d’un contrat de travail conclu avec Duc, effectue ou a effectué un travail ou qui, dans le cadre d’un service salarié, effectue ou a effectué un travail.
h. Employeur : DUC en France, qui, en vertu du contrat de travail, fait faire ou a fait faire un travail ou qui, dans le cadre d’un service salarié, fait faire ou a fait faire un travail.
i. Enquêteurs : personnes à qui le Dirigeant au plus haut niveau de l’Employeur a confié l’enquête relative à l’Acte Suspect, il est également renvoyé dans ce cadre à l’article 11, paragraphe 4.
Ces enquêteurs peuvent être les membres du service juridique, du service RH, du service qualité ou service de la direction générale de Plukon Food Group B.V (en fonction du service concerné par l’Acte Suspect et de la nature de l’Acte suspect) et/ou des tiers spécialisés (notamment informatique, financier, comptable, légal) avec, le cas échéant, l’accord du Lanceur d’alerte.
j. Lanceur d’alerte : l’Employé qui a signalé un Acte Suspect sur la base de la Politique d’alerte sans contrepartie financière directe et de bonne foi.
k. Notification : la notification d’un Acte Suspect sur la base de la Politique d’alerte.
l. Personne de Confiance : personne désignée pour agir en tant que telle pour l’organisation de l’Employeur.
m. Responsable au plus haut niveau ou Président de Plukon Food Group B.V., actuellement Mr. Peter Poortinga.
n. Superviseur : le supérieur hiérarchique immédiat du Lanceur d’alerte.
Là où le pronom « il » est utilisé dans la Politique d’alerte, peut également être lu « elle ».

Article 2. Notification Interne de l’Employé

Tout Employé peut adresser une Notification interne dans les conditions prévues dans la présente procédure lorsque cette Notification concerne des informations relatives à des Actes Suspects obtenues dans le cadre de son activité professionnelle, portant sur des faits qui se sont produits ou sont très susceptibles de se produire au sein de DUC.

L’Employé ayant connaissance ou ayant une suspicion d’Actes Suspects au sein de l’organisation de l’Employeur peut en faire la signalisation, et ce à la discrétion de l’Employé, auprès :

de son Superviseur, le Dirigeant au plus haut niveau de la Filiale ou du site ou le Dirigeant au plus haut niveau de l’Employeur ou ;
de la Personne de Confiance ou ;
du Président de Plukon Food Group B.V. ou ;
du Contact Externe.

Voir aussi « Schéma de la Procédure d’alerte » (annexe 1) et « Aperçu des fonctions et des coordonnées » (annexe 2).

Les éléments de nature à étayer la Notification peuvent être communiqués par email ou remis en main propre contre décharge auprès des personnes précitées.

Ce dispositif est complémentaire des voies traditionnelles de signalement et son utilisation constitue une simple faculté pour le Lanceurs d’Alerte. Il n’existe aucune obligation pour ce dernier d’utiliser cette Politique d’alerte.

Article 3. Notification interne par une personne autre qu’un Employé

Un Employé d’une autre organisation ayant été en contact avec l’organisation de l’Employeur dans le cadre de son travail, et ayant une Suspicion d’un Acte Suspect au sein de l’organisation de l’Employeur peut en faire la Notification auprès du Contact Externe.

De même, les personnes physiques suivante peuvent également signaler des Actes Suspects auprès du Contact Externe dans le cadre de la présente procédure :

Les personnes qui se sont portées candidates à un emploi au sein de DUC, lorsque les informations relatives à un Acte Suspect ont été obtenues dans le cadre de cette candidature ;
Les actionnaires, associés et titulaires de droits de vote au sein de l’assemblée générale d’une société appartenant au groupe DUC tel que défini en préambule, le cas échéant ;
Les membres de l’organe d’administration, de direction ou de surveillance d’une société appartenant au groupe DUC tel que défini en préambule, le cas échéant ;
Les collaborateurs extérieurs et occasionnels de DUC ;
Les cocontractants de DUC, leurs sous-traitants ou, lorsqu’il s’agit de personnes morales, les membres de l’organe d’administration, de direction ou de surveillance de ces cocontractants et sous-traitants ainsi que les membres de leur personnel.

Les dispositions des articles 8 à 14 de la présente procédure leur sont applicables.

Article 4. Informations, conseils et soutien pour l’Employé

L’Employé peut demander des informations, des conseils et du soutien au Contact Interne ou au Contact Externe concernant l’Acte Suspect.
L’Employé peut également demander à un conseiller privé qui, en vertu de sa position a une obligation de confidentialité (avocat, médecin, …), de fournir des informations, des conseils et du soutien.

Article 5. Protection du Lanceur d’alerte contre les mesures de rétorsion

L’Employeur ne devra pas imposer ou menacer d’imposer de mesures de rétorsion au Lanceur d’alerte à la suite de la notification de bonne foi de l’Acte Suspect.
Par mesures de rétorsion visées au paragraphe 1, nous entendons, en tout cas, la prise de mesures qui pourraient porter préjudice, telles que notamment :

1. le licenciement, sauf à la demande du Lanceur d’alerte ;
2. la résiliation ou le non-renouvellement du contrat de travail temporaire ;
3. la non-conversion d’un contrat de travail temporaire en un contrat de travail permanent ;
4. prendre des mesures disciplinaires ;
5. l’imposition d’une interdiction d’enquête, de discussion, de lieu de travail et / ou de contact au Lanceur d’alerte ou aux collègues du Lanceur d’alerte ;
6. l’affectation imposée à un autre poste ;
7. l’augmentation ou la limitation des fonctions du Lanceur d’alerte, sauf à sa demande ;
8. la mutation ou le transfert du Lanceur d’alerte, sauf à sa demande ;
9. refuser une demande de mutation ou de transfert du Lanceur d’alerte ;
10. la modification du lieu de travail ou le refus d’une demande à cet effet ;
11. retenue à la source d’augmentation de salaire, récompense accessoire, prime ou octroi d’une indemnité ;
12. le refus d’une promotion ;
13. le refus d’une demande de congé ;
14. l’octroi d’un congé, sauf à sa demande.

Il est également question de mesures de rétorsion telles que visées au paragraphe 1, lorsque la performance du Lanceur d’alerte est questionnée en raison d’un motif raisonnable existant ou si une mesure lui portant préjudice telle que visée au paragraphe 2 est prise, mais que la mesure prise par l’Employeur relative à ce motif n’est pas raisonnablement fondée.
Si l’Employeur prend une mesure portant préjudice au Lanceur d’alerte telle que visée au paragraphe 2 dans un délai raisonnable après la Notification, il doit indiquer pourquoi il juge cette mesure nécessaire et que cette mesure n’est pas liée à la notification correcte et de bonne foi de l’Acte Suspect.
L’Employeur doit veiller à ce que les Superviseurs et les collègues du Lanceur d’alerte s’abstiennent de toute forme de mesures de rétorsion liées à la notification correcte et de bonne foi de l’Acte Suspect pouvant faire obstacle au fonctionnement professionnel ou personnel du Lanceur d’alerte. Cela comprend entre autres :

1. tyranniser, ignorer, et exclure le Lanceur d’alerte ;
2. faire des accusations sans fondement ou disproportionnées concernant la performance du Lanceur d’alerte ;
3. l’imposition d’une interdiction réelle d’enquête, de discussion, de lieu de travail et / ou de contact au Lanceur d’alerte ou aux collègues du Lanceur d’alerte ;
4. intimider le Lanceur d’alerte en le menaçant de prendre certaines mesures ou avec certains comportements s’il confirme sa Notification.

L’Employeur s’adresse aux Employés portant préjudice au Lanceur d’alerte et peut donner un avertissement ou prendre des mesures disciplinaires.
Les mesures de protection susmentionnées du Lanceur d’alerte s’appliquent lorsqu’une Notification est faite de bonne foi. Nonobstant ce qui précède, l’Employeur peut prendre des mesures contre les Employés qui abusent de cette politique d’alerte et en use de mauvaise foi. Ces mesures peuvent inclure des sanctions disciplinaires spécifiées dans le règlement intérieur de la société où l’Employé travaille. L’abus de la politique d’alerte comprend, dans tous les cas, le fait de faire des Notifications dont le Lanceur d’alerte sait ou devrait raisonnablement savoir que ces Notifications sont fausses.Le régime légal de protection des Lanceurs d’alerte est en outre précisé en annexe 3.

Article 6. Lutter contre les mesures de rétorsion imposées au Lanceur d’alerte

Si l’identité du Lanceur d’alerte est connue, le Contact Interne désigné aborde sans délai avec le Lanceur d’alerte les risques éventuels de rétorsion, de quelle manière réduire ces risques et ce que l’Employé peut faire s’il estime que des mesures de rétorsion lui sont imposées. Le Contact Interne est chargé d’enregistrer cela par écrit et de le soumettre pour approbation et signature au Lanceur d’alerte. Le Lanceur d’alerte en recevra une copie.
Si le Lanceur d’alerte est d’avis que des mesures de rétorsion ont été prises, il peut en discuter immédiatement avec le Contact Interne. Le Contact Interne et le Lanceur d’alerte peuvent discuter également des mesures pouvant être prises pour lutter contre les mesures de rétorsion. Le Contact Interne est chargé de l’enregistrer par écrit et le soumettre pour approbation et signature au Lanceur d’alerte. Le Contact Interne doit envoyer le rapport sans délai au Dirigeant au plus haut niveau de l’Employeur. Le Lanceur d’alerte en recevra une copie.
Le Dirigeant au plus haut niveau de la Filiale ou du site ou le Dirigeant au plus haut niveau de l’Employeur doit assurer que les mesures nécessaires pour lutter contre les mesures de rétorsion soient prises.

Article 7. Protection des autres personnes impliquées contre les mesures de rétorsion

L’Employeur ne devra pas porter préjudice :

au Superviseur et à la Personne de Confiance pour l’exercice des fonctions décrites dans la Politique d’alerte.
au Contact Interne pour l’exercice des fonctions décrites dans la Politique d’alerte,
au Contact Externe pour l’exercice des fonctions décrites dans la Politique d’alerte,
aux Enquêteurs employés par l’Employeur pour l’exercice des fonctions décrites dans la Politique d’alerte,
à un Employé interrogé par les Enquêteurs en ce qui concerne la bonne foi d’une déposition,
à un Employé fournissant aux Enquêteurs des documents qui selon lui, seraient pertinents à l’enquête,

Les paragraphes 2 à 7 de l’Article 5 sont à appliquer mutatis mutandis aux personnes visées aux paragraphes 1 à 6 ci-dessus.

La protection légale des Lanceurs d’alerte concerne également les personnes listées à l’article 2.1 de l’annexe 3.

Article 8. Traitement confidentiel de la Notification et de l’identité du Lanceur d’alerte

DUC s’engage à prendre toutes les mesures nécessaires afin de garantir la stricte confidentialité notamment par les personnes ayant connaissance d’alertes, de l’identité du Lanceur d’alerte, de l’identité de la ou des personnes visées par l’Alerte, de tout tiers mentionné dans la Notification et de la nature des faits signalés, et ce pendant toute la durée du traitement de la Notification.
L’accès aux informations recueillies dans le cadre d’une Notification est notamment interdit à toute personne ne figurant pas dans la liste des personnes autorisées figurant à l’article 2 ou n’étant pas Enquêteurs.
En cas de réception d’une Notification par une personne ne figurant pas dans la liste des personnes autorisées figurant à l’article 2, la Notification est transmise sans délai à une des personnes désignées à l’article 2.
L’Employeur doit veiller à ce que les informations concernant la Notification soient conservées de manière à ce qu’elles ne soient accessibles physiquement et numériquement qu’à ceux qui sont impliqués dans le traitement de cette Notification.
Toutes les personnes impliquées dans le traitement d’une Notification ne doivent en aucun cas divulguer l’identité du Lanceur d’alerte, sans le consentement formel et par écrit du Lanceur d’alerte et traiteront les informations se rapportant à la Notification de manière confidentielle. Ces personnes sont spécialement formées et astreintes à une obligation renforcée de confidentialité contractuellement définie.
Si l’Acte Suspect a été signalé par le biais du Contact Externe ou du Contact Interne et que le Lanceur d’alerte n’a pas donné l’autorisation de révéler son identité, tout le courrier adressé au Lanceur d’alerte au sujet de la Notification est envoyé au Contact Externe et au Contact Interne et le Contact Externe ou le Contact Interne le transmettra sans délai au Lanceur d’alerte.
Les alertes anonymes ne sont pas encouragées. L’alerte d’un Employé qui souhaite rester anonyme sera traitée uniquement sous les conditions suivantes :
- la gravité des faits mentionnés est établie et les éléments factuels sont suffisamment détaillés ;
- le traitement de cette alerte doit s’entourer de précautions particulières, telles qu’un examen préalable, par son premier destinataire, de l’opportunité de sa diffusion dans le cadre du dispositif.
Les Alertes anonymes sont traitées de la même manière que les Alertes non anonymes à l’exception des obligations de retour d’information de l’auteur de la Notification, qui ne peuvent pas être appliquées.
La confidentialité de l’identité de l’émetteur de l’alerte doit être assurée tout au long du traitement de l’alerte.A l’exception de l’autorité judiciaire et pour les besoins du traitement de l’Alerte, les éléments de nature à identifier le Lanceur d’alerte ne peuvent être divulgués qu’avec son consentement. En cas de communication à l’autorité judiciaire, le Lanceur d’alerte en est alors informé à moins que cette information ne risque de compromettre la procédure judiciaire. Des explications écrites sont jointes à cette information.
L’identité d’une personne faisant l’objet de l’alerte ne peut être divulguée sauf à l’autorité judiciaire, qu’une fois établi le caractère fondé de l’alerte.
Le Contact Externe et l’Enquêteur tiers s’engageront contractuellement à ne pas utiliser les informations dont ils auront connaissance à d’autres fins que celles nécessaires au traitement de la Notification et à l’enquête, à assurer la confidentialité de ces informations, à respecter la durée de conservation des données personnelles et à procéder à la destruction ou à la restitution de tous les supports de données à caractère personnel au terme de sa prestation en conformité avec les dispositions légales en vigueur.

Article 9. Établissement, transmission et confirmation de réception de la Notification

La Notification doit comporter les éléments suivants :

- l’identité, la fonction, et les coordonnées de l’émetteur de l’alerte (sauf dans le cas d’une alerte anonyme) ;
- les identités, fonctions et coordonnées de la (ou des) personnes faisant l’objet de l’alerte ;
- la description et tout élément de preuve des faits signalés.

Si la Notification est faite par écrit, le Lanceur d’alerte, le Contact Interne et le Dirigeant au plus haut niveau de l’Employeur en recevront une confirmation ainsi qu’une copie de la personne ayant procédé à la Notification.
Lorsque la Notification est orale, elle peut s’effectuer par téléphone ou par tout autre système de messagerie vocale et, sur la demande de l’Employé et selon son choix, lors d’une visioconférence ou d’une rencontre physique organisée au plus tard vingt jours ouvrés après réception de la demande.
Si l’Employé formule sa Notification de manière verbale ou fournit une Notification écrite d’informations fournies oralement, celui auprès duquel la Notification est déposée est responsable, en consultation avec le Lanceur d’alerte, de mettre cela par écrit de manière précise (par retranscription intégrale en cas d’enregistrement), et de la soumettre pour vérification, rectification, approbation et signature au Lanceur d’alerte. Le Lanceur d’alerte, le Contact Interne et le Dirigeant au plus haut niveau de l’Employeur en reçoivent une copie de celui auprès duquel la Notification a été déposée.
Si le Lanceur d’alerte ou celui auprès duquel la Notification a été déposée soupçonne raisonnablement que le Contact Interne est impliqué dans l’Acte Suspect, celui auprès duquel la Notification a été déposée n’envoie, en consultation avec le Lanceur d’alerte, aucune copie ou confirmation de la Notification au Contact Interne, par dérogation au présent article.
Si le Lanceur d’alerte ou celui auprès duquel la Notification a été déposée soupçonne raisonnablement que le Dirigeant au plus haut niveau de l’Employeur est impliqué dans l’Acte Suspect, celui auprès duquel la Notification a été déposée transmet la Notification sans délai au Président de Plukon Food Group B.V, en consultation avec le Lanceur d’alerte. Dans ce cas, le « Dirigeant au plus haut niveau de l’Employeur » doit par la suite être lu comme « Président de Plukon Food Group B.V. » dans le cadre de la Politique d’alerte.
Après réception de la Notification, le Dirigeant au plus haut niveau de l’Employeur donne la possibilité au Lanceur d’alerte de se prononcer si des circonstances exceptionnelles se produisent, dans quel cas le Directeur des Affaires Juridiques devrait être remplacé par une autre personne comme Contact Interne.
Le Dirigeant au plus haut niveau de l’Employeur envoie une confirmation de réception de la Notification aussi bien au Lanceur d’alerte qu’au Contact Interne.
L’auteur de la Notification est informé par écrit de la réception de sa Notification au plus tard dans les 7 jours ouvrés suivant sa réception.

Cet écrit indique qu’il s’agit du signalement d’une alerte, contient la date et l’heure à laquelle la Notification a été effectuée, ainsi que, le cas échéant, un procès-verbal précis ou une retranscription de la Notification orale, un récapitulatif des éléments et documents communiqués dans le cadre de cette alerte, et indique le délai raisonnable nécessaire à l’examen de la recevabilité de l’alerte et des modalités selon lesquelles le Lanceur d’alerte sera informé des suites données à sa Notification. En outre, le Lanceur d’alerte sera informé de ses droits concernant le traitement de ses données personnelles.

Article 10. Protection des données personnelles

DUC, aussi bienque le Contact Interne que le Contact Externe, le Dirigeant au plus haut niveau de l’Employeur, le Superviseur, Le Responsable au plus haut niveau de la Filiale, les Enquêteurs et le Président de Plukon Food Group B.V. doivent veiller à ce que les données à caractère personnel traitées dans le cadre de la Notification et de l’enquête :

soient adéquates, pertinentes et non excessives pour le traitement de la Notification ;
se limitent à des déclarations de faits, et ne contiennent en principe pas de jugements de valeur ; les appréciations subjectives doivent donc être exclues ;
et qui sont des faits non prouvés soient expressément désignées en tant que tels ;
ne soient pas gardées plus longtemps que nécessaire pour le traitement de la Notification, y compris toute procédure judiciaire ou disciplinaire contre la personne visée par l’alerte (notification fondée) ou contre le Lanceur d’alerte en cas d’allégations faites de mauvaises foi ou diffamatoires.

Le traitement des données personnelles dans le contexte de la présente Procédure a pour but de :

recueillir et traiter les Alertes visant à signaler une Infraction
effectuer les vérifications, enquêtes et analyses nécessaires ;
définir les suites à donner à l’Alerte ;
assurer la protection des personnes concernées ;
exercer ou défendre des droits en justice (ci-après les « Finalités»).

Les traitements de données personnelles pour les Finalités susvisées se fondent sur le respect d’une obligation légale.

Par ailleurs, l’éventuel traitement de données personnelles qui révèlent l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l’appartenance syndicale, ainsi que le traitement des données génétiques, des données biométriques aux fins d’identifier une personne physique de manière unique, des données concernant la santé ou des données concernant la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle d’une personne physique, est fondé sur (i) la nécessité du traitement pour la constatation, l’exercice ou la défense d’un droit en justice, et (ii) sur le motif d’intérêt public important lié au respect de la loi Sapin II.

Seules les catégories de données suivantes sont traitées :

identité, fonctions et coordonnées de l’émetteur de l’alerte professionnelle ;
identité, fonctions et coordonnées des personnes faisant l’objet d’une alerte ou mentionnées dans une Alerte ;
identité, fonctions et coordonnées des personnes intervenant dans le recueil ou dans le traitement de l’alerte ;
faits signalés ;
éléments recueillis dans le cadre de la vérification des faits signalés ;
compte rendu des opérations de vérification et d’enquête ;
suites données à l’alerte.

Les destinataires des Données Personnelles sont les personnes mentionnées à l’article 2 de la présente Procédure, à savoir :

le Contact Interne ;
les Enquêteurs ;
le Superviseur ;
le Dirigeant au plus haut niveau de la Filiale ou du site ;
le Dirigeant au plus haut niveau de l’Employeur ;
la Personne de Confiance ;
le Contact Externe.

A compter de la clôture de l’ensemble des opérations de recevabilité ou de vérification, dans un délai de deux mois, les éléments du dossier de l’Alerte de nature à permettre l’identification de l’auteur du signalement et celle des personnes visées par celui-ci sont détruits ou anonymisés avant d’être archivés, lorsqu’aucune suite n’y a été donnée.

Lorsqu’une procédure disciplinaire ou des poursuites judiciaires sont engagées à l’encontre de la personne mise en cause ou de l’auteur d’une alerte abusive, les données relatives à l’alerte sont conservées par l’organisation chargée de la gestion des alertes jusqu’au terme de la procédure et des éventuels délais de recours.

Les données faisant l’objet de mesures d’archivage sont conservées, dans le cadre d’un système d’information distinct à accès restreint, pour une durée n’excédant pas les délais de procédures contentieuses ou le délai de la prescription des recours à l’encontre de la décision rendue, le cas échéant. Les données peuvent être conservées plus longtemps, en archivage intermédiaire, si le responsable du traitement en a l’obligation légale.

Ces données peuvent être traitées par :

DUC
Plukon Food Group B.V.

Le responsable de traitement est la société DUC SAS.

Le délégué à la protection des données peut être contacté à l’adresse dpo@plukon.nl

Article 11. Droit d’accès aux données personnelles, de rectification et d’effacement

Les personnes dont les données personnelles sont traitées dans le cadre d’une alerte professionnelle peuvent exercer leurs droits d’accès, de rectification et d’effacement. Elles peuvent également faire une demande de limitation du traitement de leurs données. Ces droits peuvent être exercés auprès de dpo@plukon.nl

Pour information, le droit de rectification ne peut pas permettre la modification rétroactive des éléments contenus dans l’alerte ou collectés lors de son instruction. Son exercice, lorsqu’il est admis, ne doit pas aboutir à l’impossibilité de reconstitution de la chronologie des éventuelles modifications d’éléments importants de l’enquête. Aussi ce droit ne peut-il être exercé que pour rectifier les données factuelles, dont l’exactitude matérielle peut être vérifiée par DUC à l’appui d’éléments probants, et ce sans que soient effacées ou remplacées les données, même erronées, collectées initialement.

Les personnes concernées disposent également du droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité chargée de la protection des données personnelles.

Article 12. Traitement de la Notification par l’Employeur

Chaque Notification fait l’objet d’un examen préalable afin de vérifier la recevabilité de l’alerte.
En particulier, la Notification doit entrer dans le champ d’application du dispositif d’alerte, être présentée de manière objective, sans malveillance et porter sur des faits matériellement vérifiables.

Le Dirigeant au plus haut niveau de l’Employeur ouvre une enquête concernant la Notification de l’Acte Suspect. L’enquête concernant l’Acte Suspect sera ouverte à moins que :
1. la suspicion ne repose pas sur des motifs raisonnables, ou
2. il ait été défini clairement au préalable que ce qui a été notifié ne se rapporte en aucun cas à un Acte Suspect, ou
3. les données ne sont pas formulées de manière objective, en rapport direct avec le périmètre du dispositif d’alerte et strictement nécessaires à la vérification des faits allégués.
Si le Dirigeant au plus haut niveau de l’Employeur décide de ne pas ouvrir d’enquête, il doit en informer le Lanceur d’alerte et le Contact Interne et éventuellement le Contact Externe par écrit. Il devra également être indiqué la raison selon laquelle le Dirigeant au plus haut niveau de l’Employeur est d’avis que la Notification ne repose pas sur des motifs raisonnables, ou s’il a été clairement défini au préalable que ce qui a été notifié ne se rapporte en aucun cas à un Acte Suspect.
Le Dirigeant au plus haut niveau de l’Employeur confie l’enquête à des Enquêteurs qui sont indépendants et impartiaux, et ne confie en aucun cas l’enquête à des personnes qui pourraient ou qui ont pu être impliquées dans l’Acte Suspect.
Le Dirigeant au plus haut niveau de l’Employeur informe le Lanceur d’alerte et le Contact Interne et éventuellement le Contact Externe immédiatement par écrit qu’une enquête a été ouverte et à qui l’enquête a été confiée. Le Dirigeant au plus haut niveau de l’Employeur envoie par ailleurs des informations sur le projet d’enquête au Lanceur d’alerte, à condition qu’il n’y ait aucune objection sérieuse à cet égard.
Le Dirigeant au plus haut niveau de l’Employeur ou la personne à qui a été communiquée l’Alerte informe les personnes impliquées dans une Notification dans le délai d’un mois à compter de sa réception, à moins que soit susceptible « de compromettre gravement la réalisation des objectifs dudit traitement ». Tel pourrait par exemple être le cas lorsque la divulgation de ces informations à la personne visée compromettrait gravement les nécessités de l’enquête, par exemple en présence d’un risque de destruction de preuves. L’information doit alors être délivrée aussitôt le risque écarté. En l’absence de tel risque, la personne qui est visée par une Alerte est informée par le responsable du dispositif dès l’enregistrement, informatisé ou non, de données la concernant afin de lui permettre éventuellement d’exercer son droit d’accès, de rectification ou d’opposition. Elle l’informe dans un délai d’un mois suivant la Notification de l’entité responsable du dispositif d’alerte professionnelle, des faits qui sont reprochés, des services éventuellement destinataires de l’alerte ainsi que des modalités d’exercice de ses droits d’accès, de rectification et/ou d’opposition et de toutes les autres informations requises par le RGPD. Cependant, lorsque des mesures conservatoires sont nécessaires, notamment pour prévenir la destruction de preuves relatives à l’alerte, l’information de cette personne intervient après l’adoption de ces mesures. Par ailleurs, si la personne concernée dispose déjà de ces informations, elle ne sera pas à nouveau informée.
Le Dirigeant au plus haut niveau de l’Employeur ou la personne à qui a été communiquée l’Alerte tient le Contact Interne informé de l’état d’avancement de l’enquête.

Article 13. La réalisation de l’enquête

Les Enquêteurs donnent la possibilité au Lanceur d’alerte de s’exprimer. Les Enquêteurs sont responsables de l’enregistrement du rapport du Lanceur d’alerte, et soumettent ce rapport pour approbation et signature à celui-ci. Le Lanceur d’alerte en recevra une copie.
Les Enquêteurs peuvent interroger d’autres personnes. Les Enquêteurs sont responsables de l’enregistrement par écrit du rapport de la personne interrogée, et soumettent ce rapport pour approbation et signature à la personne interrogée. La personne interrogée en recevra une copie.
Les Enquêteur ont la possibilité d’accéder ou de demander l’accès à tous les documents au sein de l’organisation de l’Employeur dont ils estiment avoir raisonnablement besoin pour l’exécution de l’enquête.
Les Employés peuvent fournir tous les documents aux Enquêteurs dont ils estiment que les Enquêteurs pourraient avoir raisonnablement besoin dans le cadre de l’enquête, sauf les documents couverts par le secret de la défense nationale, le secret médical ou le secret des relations entre un avocat et son client.
Les Enquêteurs établissent un projet de rapport d’enquête et permettent au Lanceur d’alerte de faire des remarques à condition qu’il n’y ait aucune objection sérieuse à cet égard.
Les Enquêteurs adoptent alors le rapport d’enquête. Ils en envoient une copie au Lanceur d’alerte et aux personnes impliquées dans la Notification, à condition qu’il n’y ait aucune objection sérieuse à cet égard.
Si l’enquête démontre que le Lanceur d’alerte a agi de mauvaise foi ou a abusé de la Politique d’alerte, des mesures disciplinaires pourront être prises en conformité avec la réglementation du travail en vigueur n’excluant pas un éventuel licenciement.
Si les faits signalés sont inexacts ou infondés ou que le signalement est devenu sans objet, DUC procédera à la clôture du dossier et en informera le Lanceur d’alerte par écrit.

Article 14. Position de l’Employeur

Le Dirigeant au plus haut niveau de l’Employeur ou la personne à qui a été communiquée l’Alerte informe le Lanceur d’alerte dans les huit semaines suivant la notification par écrit de la position sur le contenu concernant l’Acte Suspect. Les étapes résultant de la Notification seront également indiquées.
S’il est clair qu’aucune position ne peut être adoptée dans les huit semaines, le Dirigeant au plus haut niveau de l’Employeur où la notification est en cours de traitement en informe le Lanceur d’alerte par écrit. Le délai dans lequel le Lanceur d’alerte peut s’attendre à l’adoption d’une position doit également être indiqué.
Les paragraphes de 1 à 2 peuvent être appliqués mutatis mutandis aux personnes concernées par la Notification, à moins que cela ne nuise à l’intérêt de la recherche ou les intérêts de l’application.
Dans tous les cas et au plus tard dans les 3 mois suivant l’accusé de réception de l’alerte (ou à défaut d’accusé de réception, 3 mois à compter de l’expiration d’une période de 7 jours ouvrés suivant la Notification), des informations sur les mesures envisagées ou prises pour évaluer l’exactitude des informations données par le Lanceur d’alerte et, le cas échéant, remédier à l’objet de la Notification ainsi que sur les motifs de ces mesures seront communiquées au Lanceur d’alerte.
Le lanceur d’alerte est en outre informé par écrit de la clôture du dossier.

Article 15. Entretiens contradictoires concernant le rapport d’enquête et la position de l’Employeur

L’employeur donne au Lanceur d’alerte la possibilité de réagir au rapport d’enquête et à la position de l’Employeur.
Si le Lanceur d’alerte en réponse au rapport d’enquête ou à la position de l’Employeur indique que l’Acte Suspect n’a pas efficacement ou bien été examiné ou que le rapport d’enquête ou la position de l’Employeur présente des inexactitudes importantes, l’Employeur devra répondre de manière substantielle à ce sujet et le Président de Plukon Food Group B.V. fera connaître sa position et le cas échéant, ouvrira une nouvelle enquête ou une enquête supplémentaire. Les articles de 10 à 14 sont à appliquer mutatis mutandis à la nouvelle enquête ou à l’enquête supplémentaire.

Article 16. Enquête Interne et Externe concernant les mesures de rétorsion contre de Lanceur d’alerte

Le Lanceur d’alerte déclarant qu’il est question de mesures de rétorsion suite à une Notification peut demander au Dirigeant au plus haut niveau de l’Employeur ou, s’il a des raisons de raisonnablement soupçonner que le Dirigeant au plus haut niveau de l’Employeur est impliqué dans les Actes Suspect, au Président de Plukon Food Group B.V., d’enquêter sur la façon dont il est traité au sein de l’organisation.
Les articles de 10 à 16 sont applicables mutatis mutandis.

Les paragraphes 1 et 2 sont à appliquer mutatis mutandis aux personnes visées aux paragraphes 1 à 6 de l’article 7.

Article 17. Information des utilisateurs potentiels du dispositif

Le Dirigeant au plus haut niveau de l’Employeur doit veiller à ce que la Politique d’alerte soit rendue opposable aux Employés ainsi qu’aux Employés d’une autre organisation ayant été en contact avec l’organisation de l’Employeur dans le cadre de son travail. A cette fin, la Politique d’alerte est publiée sur les panneaux d’informations et elle est rendue disponible sur le site internet de l’Employeur.

Article 18. Entrée en vigueur de la Politique d’alerte

La Politique d’alerte entre en vigueur le 26 juillet 2024.
La Politique d’alerte peut être citée comme la Politique d’alerte concernant la gestion des Notifications d’Actes Suspect au sein de DUC.

Article 19.

Cette Politique d’alerte et toute modification ultérieure est soumise à l’information et la consultation préalable des CSE de DUC.

Coordonnées du Contact Externe (Bignon Lebray):

Bignon Lebray

Frédéric Coulon :
E-mail : fcoulon@bignonlebray.com
Tel : 06.50.81.05.76

Lise-Aure Jourdain :

E-mail : ljourdain@bignonlebray.com
Tel : 06.89.72.56.19

Annexes :
Annexe 1 : Schéma de la politique d’alerte

Annexe 2 : Aperçu des fonctions et des coordonnées (publiée sur les panneaux d’informations).

Annexe 3 : Rappel du dispositif légal de protection des lanceurs d’alerte pour la France dans le cadre des alertes internes, externes et publiques

Annexe 4 : Autorités compétentes pour recevoir un signalement externe